一、办公室
秘书处为协会的常设办公机构,为了更好地做好协会工作,服务好会员企业,秘书处需不断地完善自身,包括体系建设,职能扩充,人员队伍建设等。秘书处下属的办公室工作职责如下:
(一)协助秘书长工作;负责协会文件的收发,登记处理,重要公文的起草,文件的传阅,人事、文档资料的管理,以及公文运转、对外接待、部门关系协调;协助秘书长管理协会的资产运作和财务管理;负责书刊资料的发行;负责协会重要活动的会务组织。 监督各分支机构遵守国家法律、法规、国家有关政策和协会的有关规章。
(二)负责会员日常关系的维护与会员数据的更新管理;负责新会员包括企业、个人会员会费的收缴以及会员单位牌、聘书的制作。负责联络会员单位,向会员提供各种尽可能的服务和帮助,探索新的会员服务项目;筹备组织会员大会、理事会,协助秘书处办公室对协会重要活动的组织及会务工作的组织、赞助商等相关工作的开展。
(三)负责贯彻党和国家、省有关部门的政策法规,检查落实各项规章制度的执行。
(四)协助秘书长对协会发文进行审核,起草部门年度工作计划、年度总结和专题报告。
(五)努力完成领导交办的其他工作。
二、培训部
培训部是秘书处负责全行业职业教育工作的部门,其主要职能有:
(一)编制拍卖行业职业教育中长期发展规划及年度计划并组织落实。
(二)组织拍卖行业相关人员开展各类职业教育活动;协助大专院校开展拍卖专业教学工作。
(三)完成领导交办的其它任务。
三、拍卖师管理部
拍卖师管理部是秘书处负责拍卖师管理工作的部门,其主要职能是:
(一)负责起草制定关于拍卖师管理的各项规章制度和管理办法并组织实施。
(二)年检注册和日常管理。建立健全拍卖师档案,向政府主管部门和全行业提供拍卖师的执业状况和基本信息;协助中国拍卖行业协会年检注册拍卖师执业资格工作;负责办理拍卖师变更注册单位初审手续;开展拍卖师管理专项调研;负责拍卖师日常管理。
(三)监督检查。按照拍卖师执业资格制度的相关规定,对拍卖师执业行为进行监督检查;对违规违纪的拍卖师做出处理。
(四)完成领导交办的其它任务。
四、理论宣传部
理论宣传部是秘书处负责理论研究、新闻宣传的部门,其主要职能是:
(一)理论研究。负责拍卖及相关法律、政策信息的采集;组织推动行业的理论研究工作;组织开展行业发展中重大问题的调查研究工作。
(二)新闻宣传。负责协会对外公共关系及协会品牌形象维护,承担行业慈善公益活动的运行及引导;负责与新闻界的联络及协会的新闻发布工作;负责“山西省拍卖行业协会网”、《山西拍卖》、协会微信公众号等协会媒体的指导及编辑发行工作。
(三)完成领导交办的其它工作。
五、法律咨询部
法律咨询部是秘书处为拍卖行业发展提供法律支持与服务的部门,主要工作职能有:
(一)负责拍卖行业重大行规行约的制定修改;
(二)负责对拍卖企业及相关部门的法律咨询服务,组织研究典型疑难案例;
(三)负责对行业内有重大影响的案件进行诉讼指导。